En toda empresa o negocio es necesario llevar el manejo de la nómina de los empleados. Excel ofrece las herramientas adecuadas para realizar esta importante tarea. Por ello, hoy te mostraremos cómo hacer una nómina en Excel.
Dentro de Excel es posible acomodar toda la información correspondiente a la hoja de nómina, darle un formato sencillo, agregar y aplicar todas las fórmulas referentes al cálculo de cada concepto salarial y reducción, facilitando y haciendo más precisa esta tarea.
Antes de comenzar a realizar una nómina, es ideal conocer toda la información legal de la empresa y del propio trabajador a incluir dentro de esta hoja.
Es necesario conocer la legislación civil y laboral del país en cuestión, el tipo de contrato bajo el cual se encuentra cada trabajador, entre otras.
Esto se refiere al tipo de contrato que se celebró con un empleado de la empresa, el cual determina diversas cosas como la extensión de su jornada de trabajo, el tiempo de duración de dicho contrato, el trabajo a desempeñar, etc.
Es importante conocer a detalle la situación en que se encuentra cada trabajador, como lo son su estado civil, familia, saber si cuenta con hijos, número de hijos, si se encuentra bajo tratamiento especial o algún tipo de discapacidad, entre otras.
Corresponde a aquellos ingresos y gastos que son especiales o no habituales para la empresa.
Aquellas ocasiones en las que un empleado necesita ausentarse de su puesto de trabajo debido a circunstancias especiales como pueden ser enfermedad, accidente o situaciones personales o familiares especiales.
Existen diferentes maneras de realizar una nómina y como se ha mencionado, esta depende del país en que se encuentre y de la legislación regida en aquel territorio.
Por ello, lo más recomendable es siempre hacerla de manera manual y personalizada, sin embargo, si no es posible, una alternativa es descargar una plantilla de Internet.
Descargarla es una buena idea, ya que facilita mucho la tarea y además nos brinda hecho lo que necesitamos junto con las fórmulas a aplicar, sin embargo, debes corroborar si esta corresponde al país en el que te encuentras, ya que las fórmulas para calcular cada concepto pueden ser distintas y no serte útiles. Enseguida te explicaremos los apartados a agregar en tu hoja de nómina.
En primer lugar, agrega todas las columnas necesarias para abarcar toda la información referente al empleador o entidad empleadora (empresa), los nombres e información de los empleados y los conceptos a calcular.
En este apartado es donde deberá ir ubicada la información referente a la empresa o a la persona que emplea, y deberá contener lo siguiente:
1. Logotipo de la empresa o negocio.
2. Nombre legal de la empresa si se trata de una persona moral o el nombre completo del empleador si corresponde a una persona física.
3. Número de identificación fiscal (NIF) de la empresa o empleador.
4. Código de cuenta de cotización.
5. Información o datos fiscales de la empresa o empleador.
6. Periodo de liquidación (el mes que corresponde al pago de la nómina. Por ejemplo: Enero de 2021).
7. Nombre completo del empleado e información correspondiente que lo identifique, como Documento Nacional de Identidad, número de seguro social, etc.
En este apartado, se deberá colocar todos los conceptos que se deben pagar al empleado como recompensa a su labor dentro de la empresa. Esto dejará como resultado final el sueldo bruto percibido por el trabajador.
Existen conceptos salariales y no salariales. Algunos ejemplos de estos corresponden a los siguientes:
1. Conceptos salariales
-Sueldo base.
-Horas extra laboradas.
-Pago por antigüedad.
2. Conceptos no salariales.
-Gasto en transporte.
-Indemnizaciones.
Este apartado se refiere a aquellos conceptos que son descontados al salario bruto de un empleado, dando como resultado final el salario neto percibido por el mismo.
Estas deducciones son aquellas correspondientes a las estipuladas por la legislación laboral de cada país, que son empleadas para aportar recursos para los servicios públicos y de salud que el gobierno brinda.
Algunos de estas deducciones son:
1. Seguro social.
2. Fondo para la vivienda.
3. Impuesto sobre la Renta (ISR).
4. Aportación a fondos de pensión y jubilación.
Habiendo agregado los conceptos a calcular, procederemos a agregar las fórmulas relacionadas con el cálculo de cada uno de ellos.
Recuerda que estas varían de acuerdo al país en que vivas por lo que no se puede utilizar una misma fórmula para todos los casos.
Una vez agregada la información relacionada con conceptos para el cálculo de la nómina, pasaremos a agregar un poco de aspecto visual a la hoja, para ayudarnos a diferenciar mejor lo contenido en esta así como para brindarle una mayor estética. Por ello, comenzaremos a agregar los bordes a cada una de las celdas contenidas en la tabla.
Este paso no es obligatorio o necesario, pero ayudará a brindar una mejor distinción entre lo contenido en la propia hoja. Lo más común es que la información correspondiente a los datos del encabezado se encuentren resaltados de un color distinto y la información referente al cálculo de conceptos se deje en color blanco. Sin embargo, tú puedes modificar esto a tu gusto.
Una vez finalizada la hoja de nómina, es ideal probarla para verificar que no se haya cometido un fallo en el ingreso de las fórmulas y asegurarse que todo esté en orden. Incluso si se ha descargado una plantilla en Internet correspondiente a tu país, es recomendable realizar este paso y despejar cualquier duda.
Si aún te queda alguna duda sobre como hacer una nomina en Excel, te dejamos el siguiente vídeo para ayudarte a hacerla paso a paso.
Esperamos que esta guía te haya sido de utilidad y te invitamos a que visites regularmente nuestro sitio Mejorapp.net para mantenerte al tanto sobre todo lo relacionado a las mejores aplicaciones y al mundo de la tecnología. ¡Un saludo!