Para que un documento tenga validez, es necesario que cuente con nuestra autentificación. De esta forma certificamos que el mismo es válido y que la información allí es veraz. Por esto es muy importante saber cómo insertar una firma digital en PDF.

En la actualidad, la gran mayoría de los documentos o archivos que se envían por correo electrónico exigen que sean en PDF. Esto se debe a que este formato resulta inalterable lo que genera confianza tanto del emisor como del receptor.

Si aún no sabes Cómo insertar una firma Digital en PDF, no te preocupes, ahorita te diremos como. Solo debes prestar atención al tutorial con imágenes incluidas que te dejaremos a continuación.

Tutorial para insertar una Firma Digital en PDF

Es probable que si has llegado hasta aquí, te encuentres con que es necesario firmar un documento de forma digital para enviarlo por correo. No resulta una cuestión nada compleja y te tomará menos de 10 minutos.

Presta atención a este tutorial paso por paso para que puedas insertar de forma exitosa una firma digital en un archivo PDF que necesitas enviar por correo.

Primer Paso: Crear la Firma Digital

Lo primero que debes hacer es buscar la pestaña de Herramientas en el documento que queremos firmar. Luego ubicamos la opción que dice “Certificados”.

Automáticamente se desplegará una barra de herramientas adicional en el archivo PDF, allí debes seleccionar la opción de “Firmar Digitalmente”.

Segundo Paso: Insertar la Firma Digital

Al seleccionar esa opción, se desplegará una ventana, allí debes proceder a seleccionar “Arrastrar nuevo rectángulo de firma”. Esto permitirá que uses el ratón de tu computador para escoger el lugar donde debe ir tu rúbrica.

Luego de ello, se abrirá otra nueva ventana donde debes escoger la firma digital que desees colocar en el documento. Una vez listo, selecciona la opción de “Firmar”.

Tercer Paso: Guardar y Validar la Firma 

Para finalizar este proceso, se nos pedirá que guardemos el archivo en el lugar que deseemos. De esta forma, se creará un nuevo archivo con nuestra firma digital en él.

Es importante mencionar que después de guardar el documento, es posible visualizar en él una ventana que dice “Firmado y todas las firmas son válidas”. De esta forma, sabemos que nuestro documento cuenta con una firma válida y lista para enviar por correo electrónico.

Preguntas y Respuestas

Para muchos, esto resulta en un proceso nuevo, por lo que, en principio podría ser difícil de comprender o bien abrir la puerta a muchas dudas. Este procedimiento se hizo muy común a raíz de la Pandemia del Covid-19 que trajo consigo restricciones de movilidad.

Este proceso llegó para quedarse, por esta razón, pensando en ti hemos decidió responder a las preguntas más comunes sobre insertar una firma digital en PDF.

¿Qué ventajas ofrece firmar documentos de forma Digital?

Como te dejamos ver al principio de esta sección, es un procedimiento que nació de la necesidad de hacer los procesos más rápidos. Sin necesidad de que las personas asistan a lugares concurridos.

Sin embargo, este no es el único beneficio que trae consigo firmar documentos de manera digital. A continuación te exponemos algunas de las ventajas que trae este proceso:

1. Reducción de Costos: No solo evitarás moverte a un lugar para firmar, también te ahorras un montón en papeles y en impresión.
2. Supresión del uso del papel: Además de ser amigable con el ambiente, se reduce el papeleo y almacenamiento de hojas que a la larga se convertirán en desperdicio.
3. Seguridad: Aunque muchos lo pongan en duda, firmar documentos de forma digital resulta muy seguro. Esto se debe a que bajo el formato PDF, los archivos no pueden ser modificados.
4. Economizar el tiempo: Este proceso no te toma 10 minutos y puedes hacerlo desde la comodidad de tu casa. En otras circunstancias probablemente perderías toda una mañana haciendo este simple trámite.

¿Enviar un documento PDF con una firma digital es legal?

Cada vez son más las instituciones que se unen a esta onda de digitalizar los procesos. Haciendo común el hecho de firmar documentos de forma digital para que sean enviados por correo. Esto ha abierto la ventana a que se tenga plena confianza en las firmas digitales haciéndolas legales. Mientras más instituciones validen este proceso, son muchas las ventajas que se pueden obtener.